机读数据文档也称机读档案数据库，简称档案数据库，是以一定的组织方式存储在一起的机读档案数据的集合，这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号，主题词、摘要等，少数包含档案全文。数据库记录的各个项目称为字段，在长度上可以是固定的，也可以是可变的，这些记录可以被组织起来以供检索和显示之用。具体来说，档案数据库是机读版的档案文摘、索引、目录、文本及其他数据汇编。它是档案计算机检索系统必不可少的信息资源，是档案计算机检索系统的核心部分，其性能往往影响到整个系统的功能效率。
基本信息
中文名
外文名
Machine readable data documents
学科
定义
别称
结构
结构
完整的档案数据库系统由档案数据库和档案数据库管理系统两大部分组成。
档案数据库由若干档案数据文档组成，用来存储与档案检索有关的所有数据。其结构分为三层：
1．物理数据厍
这是最内一层，它是物理设备上实际存储的数据集合，包含数据库系统使用的全部数据，又称物理模式或存储模式。它与用户没有直接的联系。
2．概念数据库
这是中间层，它是整体数据库的逻辑表示，指出每一个数据的逻辑定义以及数据间的逻辑联系，又称概念模式或全局逻辑数据库。
3．逻辑数据库
这是最外一层，也是最靠近用户的一层，是全局逻辑数据库的一部分，是某一特定用户所使用的数据集合的逻辑表示，又称子模式，外模式或局部逻辑数据库。子模式是用户和数据库的接口。
档案数据库管理系统(DBMS)是为建立、使用和维护数据库而配置的软件。它建立在操作系统的基础上，对数据库进行统一的管理和控制。用户使用数据的各种命令以及运行应用程序，都要通过数据库管理系统来传达。它还承担着数据库的维护工作，以确保数据库的完整性、一致性和安全性。具体来说，数据库管理系统具备以下功能：
1．描述数据库：对数据库三级模式的描述及建库。
2，管理数据库：控制整个数据库系统的运行；控制用户的并发性访问；数据的存取及更新处理；执行对数据的使用与操作等。
3．维护数据库：确保数据的完整性、安全性和保密性；数据库恢复和性能监视等。
4．数据通讯：负责处理收据的流动。
数据库管理系统还具备与操作系统的联机处理功能，具备分时系统及远程作业输出的相应接口功能。
特点
1．集成式。档案数据库对档案数据实行集中化控制，可将各种有关数据集中在一起进行统一的控制和管理，保证了数据的一致性、完整性。
2．结构化。档案数据具有复杂的数据结构，它将各应用系统的全部数据合理地组织起来。 ·
3．低冗余度。数据库中的档案数据重复少，数据的冗余度被控制在最低限度，节省了计算机存储空间。
