基本简介

开会是一种正式沟通的渠道，项目经理通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，是推动项目最终达成目标的重要手段。因此，项目会议管理就变得十分的重要。 通过项目会议，项目经理可以将有关政策和指标传达给项目团队成员，使与会者了解项目共同目标，自己的工作与他人的关系，并明确自己的目标，同时项目经理可以及时地获得反馈信息；项目会议可以充分表现与会者在项目组织中的身份、地位和影响，使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响，可以使与会者产生一种共同的见解、价值观和行动指南，密切相互之间的关系，可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题；通过项目会议，被人们所忽视的问题有可能被发现，进而认真地加以研究和解决；会议交流的正式性也可以使每一位与会者产生责任感和约束力，会议还可以帮助营造民主气氛，给与会者提供共同参与和共同讨论的机会，最终做出良好的决策。

管理原则

进行项目会议管理时应该坚持以下一些原则：（1）制定会议管理的政策；（2）会议应在真正需要的时候召开，会议应该解决一定的实际问题；（3）确定会议的目的，不召开无意义、无目的的“糊涂会”；（4）明确参加会议的人员，与会议议题无关的人员无需要参加会议；（5）准备会议议程；（6）准备会议材料；（7）严格遵守会议的开始是时间；（8）按议程进行，提高会议效率；（9）鼓励与会者的积极参与，发扬民主，集思广益；（10）掌握和控制会议，引导会议发言朝着结论进行，避免会议跑题太远；（11）会议不要超时，避免冗长的会议，在必须延长会议时间时，应征得大家的同意；（12）结束时进行总结，编写会议记录（或会议纪要）：（13）及时分发会议记录与会议成果。

详细措施

会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是项目经理犯下面一些常见的错误时： 召集太多或太少的会议；

在会前忽视分发会议日程；

没能邀请有决策权的管理人员；

没能与在会上做主要发言的人员协调；

在琐碎的事情上花费了太多的时间；

没能将活动任务分配给具体人员。

项目会议是否成功依赖于各种不同因素。这包括会议类型（严肃的还是自由的）、会议形式（正式的还是非正式的）、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到这些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。

充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样，有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。

（1） 会议前。

按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：

确定会议目标，要把项目进展或状态评审与问题解决会议分开举行；

为会议讨论设定基本规则；

确定谁确实要参加，并只邀请这些人员；

尽早通知与会者会议的目标、地点和时间；