内容简介

《办公自动化技术与应用》从教学和办公行政、文秘工作的实际需要出发，以办公室中进行的日常事务处理为依据，将办公工作中常用到的办公软件（如Word、Excel、PowerPoint）的应用，局域网组建和网络资源共享（局域网中文件及打印机共享等）、系统的安全与优化以及常用办公设备的使用维护有机地结合在一起，涵盖了现代办公过程所涉及的绝大部分知识让读者在掌握办公软件应用、网络资源共享和办公设备使用等知识点的同时，提高实际的工作应用能力，更好地为工作学习服务。 案例典型，源于实际 步骤详细，以图析文 由浅入深，循序渐进

图书目录

第1章 办公自动化概述 1 1.1 办公自动化的发展状况 1 1.1.1 人类办公活动的发展 1 1.1.2 国外办公自动化的发展概况 1 1.1.3 我国办公自动化的发展 2 1.2 办公自动化的定义、特点与模式 3 1.2.1 办公自动化的定义 3 1.2.2 办公自动化的特点 4 1.3 办公自动化系统的要素、目标和技术核心 4 1.3.1 办公自动化系统的要素和目标 4 1.3.2 办公自动化系统的技术核心 6 1.4 办公自动化系统的功能 8 1.4.1 文字处理 8 1.4.2 数据处理 8 1.4.3 语音处理 9 1.4.4 图形和图像处理 9 1.4.5 通信功能 10 1.4.6 文件处理 10 1.4.7 电子日程管理 10 1.4.8 电子行文办理 11 1.4.9 视频会议 11 1.5 办公自动化系统的层次模型 11 1.5.1 事务型OA系统 11 1.5.2 管理型OA系统 11 1.5.3 决策型OA系统 12 1.6 办公软件概述 12 1.6.1 Office 2003和Office 2007 12 1.6.2 WPS Office 2009 13 1.6.3 Smartsuite 13 本章小结 13 习题一 13 第2章 制作邀请函与打印文档 15 2.1 邀请函的基本制作 15 2.1.1 新建文档 15 2.1.2 文本格式设置 16 2.2 添加水印背景 16 2.3 插入剪贴画和艺术字 18 2.3.1 插入剪贴画 18 2.3.2 插入艺术字 19 2.4 设置页眉页脚信息 20 2.5 建立模板 21 2.6 邮件合并 22 2.6.1 创建表格——通讯录 22 2.6.2 邮件合并 26 2.7 打印文档 31 2.7.1 页面设置 31 2.7.2 逆序打印和双面打印 32 2.7.3 打印副本 34 2.7.4 打印预览 35 2.7.5 打印文档 36 本章小结 36 习题二 36 第3章 制作长文档范本 40 3.1 样式与内建样式 40 3.1.1 利用内置样式快速格式化文档 40 3.1.2 修改内置样式 42 3.2 自定义样式 42 3.2.1 新建样式 42 3.2.2 快速套用自定义样式 44 3.3 样式的高级应用 45 3.3.1 查找和替换样式 45 3.3.2 重命名和删除样式 46 3.4 交叉引用 47 3.4.1 使用标题进行交叉引用 47 3.4.2 使用书签进行交叉引用 48 3.5 制作目录 49 3.5.1 使用大纲级别创建目录 50 3.5.2 用自定义样式创建目录 51 3.5.3 用已标记的条目编制目录 52 3.5.4 利用提升字符的方法使目录的制表位居中 52 3.5.5 设置目录分栏 53 3.6 插入脚注和尾注 54 3.7 快速浏览长文档 55 3.8 使用批注和修订 55 3.8.1 在文档中插入批注和修订 55 3.8.2 设置批注格式和批注中使用的姓名 57 3.8.3 审阅批注和修订 58 3.8.4 打印带有批注或修订的文档 58 3.8.5 比较并合并文件 59 3.8.6 联机协同作业 60 3.9 文档的安全与加密 61 3.9.1 防止宏病毒 61 3.9.2 设置文档权限密码 62 3.9.3 启用强制保护 63 3.9.4 IRM权限管理 65 本章小结 66 习题三 66 第4章 制作员工工资管理表 69 4.1 获取外部数据 69 4.2 快速准确录入数据 70 4.2.1 快速录入“性别”列数据 70 4.2.2 设置数据输入有效性 71 4.3 使用公式和函数 72 4.3.1 利用公式求基本工资 73 4.3.2 引用函数求年龄 74 4.4 创建员工考勤表 75 4.4.1 创建考勤表 75 4.4.2 录入考勤记录 76 4.4.3 利用函数统计出勤情况 77 4.5 创建出勤统计表 79 4.5.1 创建考勤表 79 4.5.2 不同工作表利用函数统计数据 80 4.6 创建并编辑员工工资管理表 83 4.6.1 创建员工工资管理表 83 4.6.2 公式和函数运用 85 4.7 拆分和冻结工作表 87 4.7.1 拆分工作表 87 4.7.2 冻结工作表 88 4.8 自动筛选和排序功能 89 4.8.1 应用自动筛选 89 4.8.2 应用排序功能 90 4.9 数据透视表的应用 91 4.10 保护工资表 92 本章小结 93 习题四 94 第5章 制作贷款模拟运算表 97 5.1 单变量模拟运算表 97 5.1.1 创建单变量模拟运算表 97 5.1.2 运用财务函数 98 5.2 利用单变量求解逆算利率 100 5.3 双变量模拟运算表的运用 101 5.3.1 创建“双变量模拟运算”表 102 5.3.2 将模拟运算结果转换为常量 104 5.4 加速工作表的运算速度 105 5.5 将双变量模拟运算表转化为直观的图表 106 5.6 清除模拟运算表 107 5.7 使用模板方案 108 5.8 打印文件 109 本章小结 112 习题五 113 第6章 Word和Excel的使用技巧 115 6.1 使用宏命令 115 6.1.1 使用宏录制器创建“设置文本格式” 115 6.1.2 使用Visual Basic编辑器创建“登录界面” 117 6.2 快捷键的定义和使用 121 6.2.1 自定义快捷键 121 6.2.2 用F8键选取文本 122 6.3 Word中的隐蔽操作与快捷操作 123 6.3.1 Alt、Ctrl、Shift的妙用 123 6.3.2 单击、双击、右击的妙用 123 6.4 Word快速录入技巧 124 6.5 Excel快速录入数据 127 6.5.1 输入基本数据 127 6.5.2 自动填充数据 128 6.6 数据的导入和导出 130 6.6.1 导入外部数据 130 6.6.2 导出电子表格数据 133 6.7 Excel与Word的协作使用 134 6.7.1 在Word中嵌入Excel工作表或图表 134 6.7.2 在Word中链接 Excel工作表 135 本章小结 137 习题六 137 第7章 PowerPoint与广告宣传 140 7.1 素材图片及音乐的准备工作 141 7.2 创建并编辑演示文稿 141 7.2.1 新建空演示文稿 141 7.2.2 在幻灯片中插入艺术字与文本 142 7.2.3 设置动画效果 143 7.2.4 为其他幻灯片设置图片动感效果 144 7.2.5 设置幻灯片的切换效果 149 7.2.6 添加音乐效果 150 7.2.7 添加幻灯片编号及徽标 151 7.3 设置交互式演示文稿 153 7.3.1 创建超级链接 153 7.3.2 插入动作按钮 154 7.4 演示文稿的放映设计 155 7.4.1 设置排练时间 155 7.4.2 设置幻灯片的放映方式 155 7.4.3 幻灯片放映及打包 156 本章小结 156 习题七 156 第8章 常用办公软件的使用 159 8.1 电子图书阅读器 159 8.1.1 安装Adobe Reader 9.1 159 8.1.2 利用Adobe Reader阅读电子图书 160 8.2 英汉互译——金山词霸 162 8.2.1 金山词霸2008的使用 162 8.2.2 金山快译2009的使用 164 8.3 压缩解压软件-WinRAR 165 8.3.1 安装压缩软件 165 8.3.2 解压文件 166 8.3.3 压缩文件 167 8.3.4 通过压缩为文件加密 167 8.4 看图工具——ACDSee 169 8.4.1 ACDSee 10的主界面 169 8.4.2 图片的基本操作 170 8.4.3 批量转换图形格式 171 8.4.4 图片编辑 172 8.5 图像捕捉软件——HyperSnap-DX 173 8.5.1 软件介绍 173 8.5.2 HyperSnap-DX抓图技巧 175 8.6 数据恢复软件——EasyRecovery 176 本章小结 179 习题八 179 第9章 信息安全与系统优化 181 9.1 信息安全 181 9.2 计算机病毒的概念 181 9.2.1 病毒、木马、后门和黑客 181 9.2.2 病毒的分类及特征 182 9.2.3 病毒的传播途径 182 9.2.4 判断计算机是否中毒 183 9.2.5 常见流行病毒 183 9.3 网络安全 186 9.3.1 病毒防护 187 9.3.2 防火墙设置 189 9.3.3 系统漏洞防护 191 9.4 恶意网页和流氓软件 193 9.4.1 恶意网页修改Internet Explorer的症状和危害 193 9.4.2 修复被恶意网页更改的IE 194 9.4.3 流氓软件的定义 196 9.4.4 使用Upiea免疫插件 196 9.4.5 使用360安全卫士免疫插件 197 9.5 系统优化 197 9.5.1 Windows优化大师 198 9.5.2 使用超级兔子优化系统 199 9.5.3 360安全卫士 200 本章小结 201 习题九 202 第10章 局域网组建及Internet应用 203 10.1 计算机网络概述 203 10.1.1 计算机网络的发展 203 10.1.2 计算机网络的功能 204 10.1.3 计算机网络的分类 204 10.2 组建小型局域网 207 10.2.1 组建小型办公局域网 207 10.2.2 组建无线局域网 211 10.2.3 常用网络命令介绍 217 10.3 共享网络资源 219 10.3.1 设置文件夹或磁盘共享 219 10.3.2 设置共享资源权限 220 10.3.3 访问其他电脑 221 10.3.4 设置打印机共享 222 10.3.5 映射网络驱动器 224 10.4 连接Internet 225 10.4.1 上网方式 225 10.4.2 ADSL上网接入方法 225 10.4.3 无线上网 228 10.5 远程控制 229 10.5.1 远程控制技术的作用 229 10.5.2 Windows XP系统“远程协助”应用 229 10.5.3 利用QQ远程协助 230 10.5.4 Windows XP系统“远程桌面”应用 231 10.6 网上通信和传发文件 234 10.6.1 使用QQ传文件 234 10.6.2 使用MSN Messenger 235 10.6.3 使用局域网飞鸽传书 236 本章小结 237 习题十 237 第11章 计算机的使用和维护 239 11.1 计算机的组成 239 11.1.1 硬件系统 239 11.1.2 软件系统 240 11.2 安装操作系统 240 11.2.1 设置系统启动方式 240 11.2.2 安装Windows XP操作系统 241 11.2.3 安装双操作系统 244 11.3 安装硬件驱动程序 246 11.4 安装应用软件 248 11.4.1 应用软件分类 248 11.4.2 安装应用软件 248 11.4.3 卸载应用软件 249 11.5 使用Partition Magic调整分区 249 11.5.1 创建新的硬盘分区 250 11.5.2 调整分区大小 253 11.5.3 合并硬盘分区 254 11.5.4 无损分区 256 11.6 计算机的日常维护 257 11.6.1 计算机运行环境 257 11.6.2 正确的使用习惯 257 11.6.3 数据备份 258 本章小结 262 习题十一 262 第12章 常用办公设备的使用和维护 264 12.1 打印机的使用 264 12.1.1 针式打印机 264 12.1.2 喷墨打印机 265 12.1.3 激光打印机 265 12.1.4 打印机的组装与使用 266 12.1.5 打印机的日常维护 267 12.1.6 打印机耗材维护 269 12.2 传真机概述与使用 272 12.2.1 传真机的基本工作原理 272 12.2.2 传真机的使用 273 12.2.3 传真机的日常维护和保养 274 12.3 扫描仪的使用 275 12.3.1 扫描仪组装与设置 276 12.3.2 扫描仪的使用 278 12.3.3 扫描仪的日常维护 278 12.4 复印机的使用 279 12.4.1 基本工作原理 279 12.4.2 基本组成 280 12.4.3 静电复印机的使用 280 12.4.4 静电复印机的日常维护 280 12.4.5 数码复印机 281 12.5 多功能一体机简介 281 12.6 一体化速印机 282 12.7 投影仪 283 12.7.1 投影仪的使用 283 12.7.2 投影仪的维护与保养 284 12.8 刻录机的安装与使用 284 12.8.1 硬件安装 285 12.8.2 刻录软件 285 12.8.3 刻录机的维护与保养 287 12.9 数码摄像头 288 12.9.1 数码摄像头简介 288 12.9.2 数码摄像头的使用 289 12.9.3 数码摄像头的维护和保养 291 本章小结 291 习题十二 291 附录 习题参考答案 293

文摘

插图： 技术工具：技术工具是指组成办公信息系统的各种设备和技术手段的总和。在技术手段中为实现本部门办公要求的各类软件占相当大的比重。硬件设备通常是按总体设计来购置和安装的，而软件一部分可以购置，另一部分则需根据不同部门的实际需要自行研制。这种需要的提出同办公人员特别是管理决策人员的领导业务素质密切相关。 办公机构：办公机构的设置和划分直接影响到办公自动化系统的总体结构。例如行政机构可以按管理职能、管理区域、管理行业、服务对象进行划分。 办公制度：要建立的各项办公流程，部门中各个单位的业务范围和各层次办公人员的岗位责任制度。办公过程中有许多不确定因素必须由办公人员来解决。办公过程的制度化、规范化可以使许多办公活动实现自动化，这是办公自动化系统应具有的特殊功能。 办公信息：各类办公信息是办公自动化系统的工作对象。从信息处理的角度来看，办公活动就是对各类办公信息进行采集、存储、处理、传送和输出的过程。信息的类型有数据、文字、声音、图形和图像等。在组织办公机关中，文字类信息、计划和统计部门数据类信息是处理的主要对象。办公信息格式的标准化，是建立办公自动化系统的基础性工作。

序言

随着计算机科学技术的发展，以提高办公效率为目的的办公自动化技术已经被越来越多地应用于企事业单位的各类日常办公领域。对办公室工作人员的办公处理能力也提出了更高的要求。 本书从教学和办公行政、文秘工作的实际需要出发，以办公室中进行的日常事务处理为依据，将办公工作中常用到的办公软件（如Word、Excel、PowerPoint）的应用，局域网组建和网络资源共享（局域网中文件及打印机共享等）、系统的安全与优化以及常用办公设备的使用维护有机地结合在一起，涵盖了现代办公过程所涉及的绝大部分知识。让读者在掌握办公软件应用、网络资源共享和办公设备使用等知识点的同时，提高实际的工作应用能力；更好地为工作学习服务。 本书案例典型，来源于实际，操作步骤详细，以图析文，实用性强，由浅入深、循序渐进地讲解电脑办公的基础知识和常用操作，便于读者在学习过程中能够直观、清晰地看到操作效果，易于理解和掌握。 本书在编写过程中，得到了中山大学林卓然教授的大力支持和帮助，薛春香老师和何丁海老师对本书的编写也提出了宝贵的意见和建议，同时还得到了中山大学新华学院各位老师的支持和帮助，在此表示衷心感谢。 本书在编写过程中，还参阅借鉴了大量的与办公自动化有关的书籍报刊和网络资料，在此也对相关作者一并致谢。 由于办公自动化技术在不断发展，鉴于本人水平有限，书中难免存在错漏和不足之处，恳请广大读者批评指正。

编辑推荐

《办公自动化设备的使用与维护》编写背景、编写思路：办公自动化设备的应用已遍及社会各个领域，学会使用办公自动化设备，并能对这些设备进行日常维护，已成为对学生工作能力的基本要求。为使学生提高信息处理的能力，适应社会需求，我们精心编写了本教材。 本教材力求选用目前主流的机型设备，结合新的技术进行系统阐述，舍弃了烦琐的理论说明，突出应用，具有较强的针对性和实用性，重点突出实际操作与设备的维护，在编写过程中，力求做到简洁明了、通俗易懂、步骤清晰。 通过对本教材的学习，学生能够比较好地掌握目前常用的办公自动化设备的使用方法、选购注意事项和主要的维护与保养方法，实现培养应用型人才，巩固基本理论，提高应用和实践能力的教学目标。 《办公自动化设备的使用与维护》主要内容：本教材以实际应用为目的，详细地介绍了多媒体计算机及其外部设备的组成、使用、选购与维护方法，办公用计算机局域网的组建与使用；电话机、手机、传真机、复印机、一体化速印机、扫描仪、光盘刻录机、数码摄像机、照相机、激光影碟机、幻灯机、投影器、数据投影机、视频展示仪等设备的基本构成及使用与维护方法；简单介绍了掌上电脑、办公音响、数码录音笔、碎纸机、摄像头等小型办公设备的主要功能、使用方法和使用的注意事顶。 书适合于高等院校作为相关课程的教材，也可供各类办公人员使用。 突出办公自动化设备的使用与维护，强调应用和实践操作能力的培养，舍弃烦琐的理论，力求简练通俗。

目录

第1章 办公自动化简介 1.1 办公自动化 1.1.1 办公自动化及其特点 1.1.2 实现办公自动化的意义 1.1.3 办公自动化的发展过程 1.1.4 自动化办公设备及其发展趋势 1.2 办公自动化系统的功能与构建 1.2.1 办公自动化系统的主要功能 1.2.2 办公自动化系统的构建 习题 第2章 计算机及其常用外部设备 2.1 计算机 2.1.1 计算机系统的组成 2.1.2 计算机的基本工作原理 2.1.3 计算机选配的注意事项 2.1.4 计算机的安装 2.1.5 计算机病毒及其防治措施 2.1.6 计算机常见故障的排除 2.1.7 计算机的日常维护 2.2 计算机的常用外部设备 2.2.1 键盘 2.2.2 硬盘与USB移动硬盘 2.2.3 优盘(U盘) 2.2.4 光盘与光盘驱动器 2.2.5 声卡 2.2.6 显示器与显示卡 2.2.7 针式打印机 2.2.8 喷墨打印机 2.2.9 激光打印机 2.3 笔记本电脑 2.3.1 笔记本电脑的硬件系统组成 2.3.2 笔记本电脑与其他设备的连接 2.3.3 笔记本电脑选购的注意事项 2.3.4 笔记本电脑的日常保养与维护 2.4 计算机网络的一些应用 2.4.1 计算机网络及其分类 2.4.2 局域网的组成 2.4.3 办公局域网的建立 2.4.4 设置局域网共享资源与访问网络资源 2.4.5 无线局域网技术 2.4.6 Internet上视频与音频设备的连接 习题 第3章 通信设备与信息传输设备 3.1 电话机 3.1.1 电话通信与电话的分类 3.1.2 常用电话机的使用与维护 3.1.3 程控电话的服务功能 3.1.4 可视电话机 3.1.5 集团电话 3.2 移动通信设备 3.2.1 移动通信与移动电话 3.2.2 手机的使用与维护 3.3 传真机 3.3.1 传真机概述 3.3.2 传真机的特点与功能 3.3.3 传真通信的基础知识 3.3.4 传真机的工作原理与传输规程 3.3.5 传真机的组成 3.3.6 传真机的安装与检测 3.3.7 传真机的使用方法 3.3.8 传真机的选购 3.3.9 传真机的维护与保养 3.3.10 传真机应用实例 习题 第4章 复印与复制设备 4.1 静电复印机 4.1.1 静电复印机及其分类 4.1.2 静电复印机的工作原理 4.1.3 静电复印机的复印过程 4.1.4 静电复印机的组成 4.1.5 静电复印机的使用 4.1.6 静电复印机的保养与维护 4.2 一体化速印机 4.2.1 一体化速印机的结构 4.2.2 一体化速印机的工作原理 4.2.3 一体化速印机的操作方法 4.2.4 一体化速印机的维护与保养 4.3 扫描仪 4.3.1 扫描仪及其工作原理 4.3.2 扫描仪的主要技术性能指标 4.3.3 扫描仪的使用与维护 4.3.4 惠普HP4500c扫描仪的使用方法 4.4 光盘刻录机 4.4.1 光盘刻录机的种类与工作原理 4.4.2 光盘刻录机的技术指标 4.4.3 刻录软件Nero 8.0的使用 4.4.4 刻录光盘时的注意事项 习题 第5章 影像设备 5.1 数码摄像机 5.1.1 摄像机概述 5.1.2 数码摄像机及其特点 5.1.3 数码摄像机的选择 5.1.4 数码摄像机的操作 5.1.5 数码摄像机及附件的保养与维护 5.1.6 电视节目的制作 5.2 照相机 5.2.1 传统照相机的主要部件 5.2.2 传统照相机的操作使用 5.2.3 传统照相机的选购与维护 5.2.4 数码照相机的主要部件与性能指标 5.2.5 数码照相机的使用与维护 5.2.6 数码照相机的选购 5.2.7 办公摄影中的几种拍摄方法 5.3 激光影碟机 5.3.1 激光影碟机概述 5.3.2 DVD激光影碟机的基本结构 5.3.3 DVD激光影碟机的特点 5.3.4 DVD激光影碟机的使用 5.3.5 激光影碟机的选择 5.3.6 DVD激光影碟机的维护与保养 5.3.7 制式选择 习题 第6章 投影设备 6.1 幻灯机 6.1.1 幻灯机的种类与特点 6.1.2 幻灯机的构造原理 6.1.3 幻灯机的选用 6.1.4 幻灯机的维护 6.1.5 幻灯机常见故障及排除方法 6.2 投影器 6.2.1 投影器的结构原理 6.2.2 投影器的种类及特点 6.2.3 投影器的调试 6.2.4 投影器的维护 6.2.5 投影器常见故障的排除 6.3 数据投影机 6.3.1 投影机的规格参数 6.3.2 投影机的技术特点 6.3.3 投影机的安装 6.4 视频展示仪 6.4.1 视频展示仪的规格参数 6.4.2 视频展示仪的连接方式、技术特点与主要操控器 6.4.3 视频展示仪的维护 习题 第7章 其他办公设备 7.1 掌上电脑 7.1.1 掌上电脑的主要功能 7.1.2 掌上电脑的系统组成与选购 7.1.3 掌上电脑的使用与维护 7.2 办公音响设备 7.2.1 功放和音箱的外部结构 7.2.2 音响的基本操作 7.2.3 音响器材的使用注意事项及日常维护 7.2.4 功放和音箱常见故障排除 7.2.5 功放和音箱的选购 7.3 数码录音笔 7.3.1 数码录音笔简介 7.3.2 数码录音笔的参数和基本操作 7.3.3 数码录音笔的选购及使用注意事项 7.4 碎纸机 7.4.1 碎纸机的作用与构成 7.4.2 碎纸机的规格参数与技术特性 7.4.3 碎纸机的使用与维护 7.5 数码摄像头 7.5.1 数码摄像头简介 7.5.2 数码摄像头的安装与使用 7.5.3 数码摄像头的选购及使用注意事项 习题

作者简介

刘士杰，华北科技学院教授，长期从事高校办公自动化课程的讲授，了解学校学生的实际需求，对学生走上工作岗位需要掌握的基本技能熟悉。