基本内容

写好商务书信极端重要，因为它们关税一个人或一家公司的利益。然而如果每天发出的成千上万言，却反映着其所代表的公司不被信任，这种信有百害而无一利。因为它们常常破坏它们想要建立和维持的信心和善意。

英文商务书信的权威认为：一封好而有效的商务信件，一定要简单、扼要――使用简短的句子，避名冗长、复杂的语句和段落，把要讲的话有趣而完整地写出来。现在的时代，要写一封好而有效的商务信件，比以往任何时候都更为需要，许多的商业都是靠信件往返交易的。除了推销、讨价还价、催款信之外，这本书还有一些不平凡而杰出的信件，包括联络感情的信件和社交信件。本书后附现代商务英文书信常用名词。

目录章节

第一章 商务书信的一般规则 一、写好商务书信的必备条件 二、商务书信的构成 三、新旧写法的区别 第二章 推销信函 第三章 询问、答复及订货信函 一、询问 二、答复 三、订货 四、收到订单后的答复和感谢 第四章 重获失去之顾客的书信 一、日常的问候及感谢 二、节假日、生日贺函 三、职务升迁、公司周年纪念贺函 四、病、逝慰问函 五、对待亲朋好友 第五章 赢得好友的信函 第六章 讨价还价的信函 第七章 催款信函 一、不同程度的催款函 二、答复催款 三、催款信函内容示例 第八章 投诉与答复信函 一、投诉 二、答复投诉 三、结语示例 第九章 商务求职书信 一、怎样写好求职信 二、撰写推荐信 三、答复求职信 四、自传示例 第十章 社交信函 一、一般社交信函 二、非正式社交信函应知事项 三、非正式宴会邀请函及其答复 四、祝贺函及其答谢 五、收到礼物后的答谢 六、吊唁函及其答谢 七、慰问信函 附录 现代商务英文书信常用名词

要求

商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。1

    在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的"敬启者"或"谨启者"。如果信是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号(comma)，美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes, kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

参考资料